Une journée plus productive

Crédit photo: Alan Cleaver (Flickr)

Vous trouvez que vos journées ne sont pas assez productives ? Que vous n’êtes pas efficace ? Voici quelques conseils pour être plus satisfait de vous.

Vous avez dit « efficacité » ?

Tout d’abord, posez-vous quand même la question de ce que signifie le terme « efficacité » pour vous. S’agit-il de parvenir à traiter un certain nombre de dossiers ? De pouvoir travailler sans être dérangé ? De ne pas arriver en retard à vos rendez-vous ou de ne pas être complètement épuisé le soir ? De ne pas avoir le sentiment permanent d’être « débordé » ? Rédigez en quelques mots ou quelques lignes votre définition. Elle vous mettra sur la piste des améliorations que vous pouvez mettre en œuvre.

Comparez, puis ne comparez plus

Votre tendance naturelle sera de vous comparer à votre collègue qui abat, peut-être, selon votre perception,  plus de travail que vous.
Avant de rejeter en bloc toute comparaison, nous vous invitons à utiliser cette tendance pour votre bénéfice : observez votre collègue, ou mieux, posez lui des questions, pour savoir comment il s’y prend pour traiter ses dossiers. Vous allez peut-être découvrir qu’il est aussi débordé que vous mais que son attitude est différente, qu’il a des méthodes différentes des vôtres, qu’il a des dossiers moins complexes à traiter, qu’il sait dire non aux demandes qui vous retardent… Observez, apprenez, appliquez ce que vous jugez bon. Puis cessez de comparer.
Nous sommes tous différents et votre analyse vous aura permis de découvrir ce qui influence vos résultats que cela dépende de votre comportement ou de facteurs externes.

Automatisez

Historiquement les gains de production se sont faits en grande partie grâce à l’automatisation. Et cela n’est pas réservé qu’à l’industrie. Vous seriez surpris de constater à quel point vous pouvez automatiser ou systématiser une prestation de services.
Voici quelques pistes de réflexion sur ce point :
–       Analysez toutes les fois où vous saisissez plusieurs fois la même donnée. Pourrait-elle être saisie sur un fichier central puis réutilisée ? Il est fort probable que oui. Mettez en place ce fichier.
–       Avez-vous des modèles faciles à remplir ou pré-remplis pour les documents que vous devez générez ? Si non, passez quelques minutes à créer votre modèle pour ne plus avoir à le refaire ou l’adapter à chaque fois.
–       Combien de documents internes devez-vous fournir pour alimenter les autres services de l’entreprise ? Consultez vos collègues pour arriver au moins de documents différents possibles, voire à un seul. Serait-il même possible que les informations soient accessibles sur un serveur et que plus aucun document ne circule et ne se perde ?
Pour améliorer les processus, il faut faire appel à deux qualité : être créatif et être fainéant. La créativité permet de trouver des solutions qui n’avaient pas été expérimentées jusque là ou pas suffisamment mises en œuvre et la fainéantise permet de pister toutes les tâches répétitives pour les éliminer et gagner du temps.

 » La saine fainéantise est un art dont l’ordre et la discipline sont la palette et le pinceau. »

Paul Carvel

Prenez le comme un jeu et vous aurez bientôt la fierté d’avoir fait avancer les choses et de vous sentir soulagé de votre charge de travail.
Dans cette phase d’automatisation, les tableurs Excel et les fusions dans Word sont vos meilleurs alliés. Vous ne les maîtrisez pas ? Formez-vous vite. Vous verrez une grande différence dans votre charge de travail et votre sérénité.
(Sur ce dernier point, nous nous permettons de vous référer à l’excellent blogue de Sophie Marchand, Mon cher Watson)