11 choses que les personnes ultra-productives font différemment

Crédit photo: Stay organized. (Reuters/Stefan Wermuth)
 
Nous avons traduit cet article publié par Quartz car il nous a semblé regrouper quelques astuces intéressantes à envisager.
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Quand on parle de productivité, on fait tous face au même défi : il n’y a que vingt-quatre heures dans une journée.

Mais certaines personnes semblent disposer du double ; elles ont l’étonnante faculté de réussir à faire les choses. Même en jonglant entre divers projets, elles atteignent leurs objectifs sans problèmes.

Nous voulons tous tirer le meilleur parti de la vie. Il n’y a probablement pas de meilleur moyen pour y arriver qu’en trouvant des façons de faire plus, dans le temps précieux dont nous disposons. C’est très agréable de quitter le bureau après une journée ultra-productive. C’est un plaisir au travail qui est difficile à battre.

Avec la bonne approche, vous pourriez faire cela tous les jours. Vous n’avez pas besoin de travailler plus ou de vous forcer — vous avez juste besoin de travailler plus intelligemment.

Les personnes ultra-productives savent cela. Au travers de leurs journées, elles s’appuient sur des astuces de productivité qui les rendent beaucoup plus efficaces. Elles retirent le maximum de chaque heure sans efforts supplémentaires. Le bon côté de ces astuces, c’est qu’elles sont faciles à mettre en œuvre. Si faciles, que vous pouvez commencer à les utiliser dès aujourd’hui.

Jetez-y un œil, faites des essais et voyez votre productivité décoller.

Elles ne touchent jamais les choses deux fois

Les personnes productives ne mettent rien en attente, parce que retoucher les choses est une grande perte de temps. Ne retenez pas un courriel ou un appel téléphonique pour vous en occuper plus tard. Aussitôt que quelque chose capte votre attention, vous devriez y travailler, le déléguer ou le supprimer.

Elles se préparent pour le lendemain avant de quitter le bureau

Les personnes productives terminent chaque journée en préparant la suivante. Cette pratique vous permet deux choses : elle vous aide à consolider ce que vous avez accompli durant la journée, et elle vous assure une journée productive le lendemain. Cela ne prend que quelques minutes et c’est une belle façon de terminer votre journée de travail. 

Elles « mangent des couleuvres »

« Manger des couleuvres » est le meilleur antidote à la procrastination, et les personnes ultra-productives commencent chaque journée par cette savoureuse dégustation. En d’autres mots, elles font les choses les moins avenantes, les items les plus redoutés sur leur liste avant de faire quoi que ce soit d’autre. Après cela, elles sont libres de faire les choses qui les excitent et les inspirent.

Elles combattent la tyrannie de l’urgence

La tyrannie de l’urgence parle des petites choses qui doivent être faites dans l’instant et retardent les choses vraiment importantes. Cela pose un gros problème car les actions urgentes n’ont souvent que peu d’impact.

Si vous succombez à la tyrannie de l’urgence, vous pouvez vous retrouver des jours, voire des semaines plus tard, sans avoir rien fait d’important. Les personnes productives savent identifier quand éteindre des feux limite leur performance, et elles sont disposées à ignorer ou à déléguer les choses qui entravent leur véritable élan.

Elles respectent l’agenda durant les réunions

Les réunions sont les plus grosses pertes de temps qui existent. Les personnes ultra-productives savent qu’une réunion va durée éternellement si on la laisse se dérouler seule. En conséquence de quoi elles informent les participants qu’elles respecteront le plan annoncé pour la réunion. Cela fixe une limite qui motive tout le monde à être concentré sur le sujet et efficace.

Elle disent non

Non est un mot puissant que les personnes ultra-productives n’ont pas peur d’utiliser. Quand il faut dire non, elles évitent les phrases comme : « Je ne sais pas si je peux… » ou « Je ne suis pas sûre… » . Dire non à un nouvel engagement vous permet d’honorer vos engagements précédents et vous donne l’opportunité de les respecter.

Des recherches faites à l’Université de Californie à San Francisco démontre que, plus il est difficile pour vous de dire non, plus vous êtes à risque de ressentir du stress, de tomber en « burnout » ou même en dépression. Apprenez à dire non et cela remontera votre moral et votre productivité.

Elles regardent leurs courriels à des horaires bien précis

Les personnes ultra-productives ne laissent pas les courriels être une interruption constante. En plus de regarder leurs courriels selon un horaire précis, elles profitent des fonctionnalités qui priorisent les messages selon l’expéditeur. Elles mettent des alarmes pour leurs vendeurs les plus importants et leurs meilleurs clients, et elles gardent le reste pour plus tard. Certaines personnes ont même mis en place une réponse automatique qui informe les expéditeurs du moment pendant lequel elles vérifieront leurs courriels à nouveau. 

Elles ne font pas de multitâches

Les personnes ultra-productives savent que faire du multitâche est un vrai tueur de productivité. Des recherches faites à l’Université de Stanford confirment que le multitâche est moins productif que de faire une chose à la fois. Les chercheurs ont démontré que les personnes étant régulièrement bombardé par un flot d’informations électroniques ne peuvent être aussi attentives, mémoriser ou passer d’un travail à l’autre aussi facilement que les personnes accomplissant une tache à la fois.

Mais, qu’arriverait-il si quelqu’un était doté d’un don pour le multitâche? Les chercheurs de Stanford ont étudié des groupes de personnes basés sur leur tendance à faire du multitâche et leur croyance que cela améliore leur performance. Ils ont découverts que les grands pratiquants du multitâche—ceux qui l’utilise beaucoup et sentent que cela améliore leur performance— s’avéraient être pires au multitâche que ceux accomplissant une chose à la fois. Les pratiquants quotidiens du multitâche étaient moins bons, car ils avaient de la difficulté à organiser leurs pensées et à filtrer les informations non pertinentes, et ils étaient plus lents pour passer d’une tâche à une autre. Aïe !

Le multitâche réduit votre efficacité et votre performance, car votre cerveau ne peut se concentrer que sur une chose à la fois. Quand vous essayez de faire deux choses en même temps, votre cerveau n’a pas la capacité de faire les deux tâches correctement.  

Elles s’isolent du monde

N’ayez pas peur de vous isoler du monde quand vous en avez besoin. Laissez un numéro d’urgence à une personne de confiance, et laissez cette personne être votre filtre. Tout doit passer par elle, et tout ce qu’elle n’analyse pas devra attendre. Cette stratégie est une manière efficace d’avancer sur des projets prioritaires.

Elles délèguent

Les personnes ultra-productives acceptent le fait qu’elles ne sont pas les seules personnes intelligentes et talentueuses dans leur entreprise. Elles ont confiance que les autres feront leur travail, pour qu’elles puissent elles-mêmes se concentrer sur le leur.

Elles font travailler la technologie pour elles

La technologie fait l’objet de beaucoup de commentaires négatifs comme source de distraction, mais elle peut aussi vous aider à vous concentrer. Les personnes ultra-productives mettent la technologie à leur service. L’installation de filtres dans leurs courriels pour qu’ils soient triés et priorisés quand ils rentrent mise à part, elles utilisent des applications comme IFTTT, qui créé des actions sur votre smartphone et vous avertit quand quelque chose d’important arrive. De cette façon, quand vos actions atteignent un certain prix ou quand vous recevez un courriel de votre meilleur acheteur, vous le saurez. Vous n’aurez donc plus besoin de vérifier constamment vos courriels sur votre téléphone.

Au final…

Nous cherchons tous des moyens d’améliorer notre efficacité et d’être plus productifs. J’espère que ces stratégies vous aideront à atteindre ce niveau supplémentaire.

(Librement traduit de l’article : 11 things ultra-productive people do differently, écrit par Travis Bradberry et publié en juin 2015 sur Quartz)